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Symposium 02

Wie die Universität St.Gallen ihre Benutzer-verwaltung vollständig automatisiert hat

Als eine der renommiertesten Hochschulen Europas verwendete die Universität St.Gallen (HSG) im Jahr 2020 immer noch ein Benutzerverwaltungssystem, das von unzusammenhängenden Prozessen und manuellen Schritten geprägt war. Das kostete alle Beteiligten viel Zeit und schützte sensible Benutzerdaten nur mangelhaft.

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«Mit der neuen Lösung sparen wir enorm Zeit. Zuvor musste ich Passwortbriefe ausdrucken und an die Studenten versenden, was mich drei bis vier Wochen pro Jahr kostete. Ausserdem musste ich jede Namensänderung einzeln aktualisieren. Jetzt kann sich unsere IT-Abteilung auf die Verbesserung des Systems konzentrieren und wir sind mühsame Verwaltungsaufgaben los, die nichts mit IT zu tun haben!»

Prisca Hollenstein

IT-Projektleitung, Universität St.Gallen

Die Lösung

Wir schlugen vor, eine Enterprise-IDM-Standardlösung (One Identity) zu verwenden, die unser Team dann gezielt an die Bedürfnisse der Universität St.Gallen anpasste. Die neue Lösung musste in der Lage sein, komplexe Kombinationen von Zugriffsrechten und Rollenzuweisungen zu erstellen, da bei der Universität St.Gallen eine Person gleichzeitig in X verschiedenen Abteilungen und mit Y verschiedenen Rollen arbeiten kann. 

Dank der Expertise des Teams und der grossartigen Zusammenarbeit profitiert die Universität St.Gallen nun von einer Lösung, die alle Geschäftsprozesse digitalisiert, standardisiert und automatisiert und dabei die Sicherheit der sensiblen Benutzerdaten gewährleistet.

Die automatisierte Identity- und Access-Management-(IAM-)Lösung übernimmt Aufgaben wie die Einschreibung neuer Studenten, den Versand von Passwortbriefen und die Pflege von Namensänderungen. Damit sparen unsere Sparringspartner bei der HSG 3–4 Wochen manuelle Arbeit pro Jahr, sodass sie sich nun auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
 
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Fakten und Zahlen

  • 23'000

    verwaltete Benutzerkonten

  • 9 Monate

    bis zum Go-Live

  • 4 Wochen

    Aufwand/Jahr gespart

Aula 20210903

Features, die für die Universität St.Gallen einen echten Mehrwert bringen

Eine einheitliche Lösung: Die massgeschneiderte Enterprise-IDM-(One Identity-)Lösung verbindet alle relevanten Arbeitsprozesse

Sicherheit: Passwörter und sensible Daten werden in der Datenbank mit einem symmetrischen Schlüssel verschlüsselt, was vollständige Datensicherheit ermöglicht

Prozessautomatisierung: Digitalisierung und Automatisierung von manuellen Prozessen reduzieren den Arbeitsaufwand und erleichtern die Aufgabenerledigung

Integration und Handhabung: Die Komponenten der Systemtechnik lassen sich einfach in die bestehende Infrastruktur integrieren

Produktivitätssteigerung: Mehr Zeit für relevante Aufgaben steigert die Arbeitsproduktivität

So meisterten wir die Challenge

Nach einer strategischen Entscheidung zugunsten der Automatisierung, Standardisierung und Digitalisierung führte kein Weg daran vorbei, die bestehende Software zu ersetzen. Nach einer detaillierten Situationsanalyse beauftragte die Universität St.Gallen uns mit der Konzeption und der Implementierung ihrer neuen Lösung.


Das Team bestehend aus HSG- und Adnovum-Spezialisten hatte einen sehr engen Zeitplan einzuhalten: Pünktlich zum Semesterstart im September musste die Lösung live gehen. Nach 9 Monaten langer Arbeitstage und -nächte ging das neue Portal rechtzeitig in Betrieb.


Die Zusammenarbeit mit der HSG ist aber noch lange nicht beendet – als Nächstes steht ein Update des Identity-Management-Webshops an. Wir freuen uns sehr, dass aus unserem Projekt eine dauerhafte Partnerschaft geworden ist.

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«Adnovum hat nicht nur ein Produkt geliefert, sondern den Wandel in unserer Organisation und von unseren IT-Systemen beschleunigt. Unsere Anforderungen waren alles andere als einfach, aber gemeinsam haben wir es geschafft. Überstunden und Nachtschichten inklusive.»

Prisca Hollenstein

IT-Projektleitung, Universität St.Gallen

Das ist unser Kunde

Die Universität St.Gallen wurde 1898 in der Blütezeit der St.Galler Stickereiindustrie als Handelsakademie gegründet. Heute ist sie eine der führenden europäischen Universitäten für Management, Wirtschaft, Recht, Sozialwissenschaften, Internationale Beziehungen und Informatik. Der Praxisbezug und die integrative Ausrichtung prägen das Bildungsangebot der HSG. Die Universität steht derzeit auf Platz 7 der «Financial Times European Business School» und gehört damit zum achten Mal in Folge zu den zehn besten Universitäten in Europa.